Laporan merupakan suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
Laporan juga merupakan jenis dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang diselidiki dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil, hal-hal esensil, dan hal-hal pokok yang bertalian dengan tujuannya.
Dasar-dasar Laporan
- Pemberi Laporan
Pemberi laporan dapar berupa perorangan atau badan
2. Penerima Laporan
Penerima laporan adalah perorangan atau badan yang menuugaskan atau dianggap perlu mendapatkan laporan tersebut.
3. Tujuan Laporan
Umumnya tujuan laporan adalah untuk mengatasi suatu masalah, mengambil suatu keputusan yang lebih efektif, mengetahui perkembangan suatu masalah, mengadakan pengawasan dan perbaikan, menemukan teknik baru, dan sebagainya.
Sifat Laporan
Laporan yang baik harus ditulis dengan bahasa yang baik dan jelas sehingga menimbulkan pengertian yang tepat, bukan kesan atau sugesti. Di bawah ini adalah sifat-sifat yang harus dikandung oleh sebuah laporan.
- Mengandung imaginasi
Hal ini memiliki pengertian bahwa pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menerima laporan.
2. Sempurna dan komplit
Tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal tersebut diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu. Selain itu laporan tidak boleh mengandung unsur yang menyimpang dan memihak.
3. Disajikan secara menarik
Pelapor harus berusaha menarik perhatian si penerima laporan dengan nilai yang terkandung di dalam laporan.
Macam-macam Laporan
- Laporan berbentuk formulir isian
Jenis laporan ini biasanya bersifat rutin dan sering berbentuk angka-angka.
2. Laporan berbentuk surat
Biasanya bentuknya lebih panjang dari surat-surat biasa.
3. Laporan berbentuk memorandum
Jenis laporan ini sering digunakan untuk laporan yang singkat.
4. Laporan perkembangan dan laporan keadaan
Laporan perkembangan adalah suatu macam laporan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Laporan keadaan adalah laporan yang menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.
5. Laporan berkala
Jenis laporan ini dibuat dalam jangka waktu tertentu.
6. Laporan laboratoris
Salah satu tujuan dari laporan laboratoris adalah menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratorium.
Unsur-unsur yang paling penting dari suatu kerangka laporan laboratoris:
- Halaman judul
- Objek atau tujuan
- Teori: menyangkut teori mana yang diterapkan
- Metode: prosedur-prosedur yang ditempuh
- Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan
- Diskusi atas hasil yang dicapai
- Kesimpulan
- Apendiks
- Data asli
- Laporan formal dan semi-formal
Ciri-ciri umum untuk menentukan apakah suatu laporan termasuk laporan formal:
- Harus ada halaman judul
- Biasanya ada sebuah surat penyerahan
- Memiliki daftar isi
- Ada sebuah ikhtisar (atau abstrak) yang mengawali laporan
- Ada bagian pendahuluan
- Bila ada kesimpulan dan saran (rekomendasi) biasanya diberi judul tersendiri
- Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda
- Bernada resmi, bergaya impersonal
- Bila perlu disertai dengan tabel-tabel dan angka-angka, baik yang terjalin dalam teks laporan maupun dikumpulkan dalam satu bagian tersendiri
- Biasanya didokumentasikan secara khusus
Laporan formal adalah laporan yang memenuhi semua persyaratan di atas, nadanya bersifat impersonal, dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur seperti yang terdapat dalam buku-buku.
Bila ada satu atau beberapa syarat tidak terpenuhi, laporan itu disebut semi-formal sedangkan laporan yang tidak memenuhi persyaratan di atas disebut laporan non-formal.
Laporan formal, semi-formal, dan non-formal merupakan laporan yang bersifat resmi (formil). Bila laporan tersebut bersifat pribadi dan bentuknya sesuai dengan keinginan penulis maka laporan itu bersifat tidak resmi (informil).
Struktur Laporan Formal
- Halaman judul
Jangan menggunakan judul yang terlalu panjang.
2. Surat penyerahan
Surat penyerahan atau letter of transmittal berfungsi sebagai kata pengantar pada sebuah buku.
3. Daftar isi
Bagian ini memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan. Pokok-pokok yang paling penting ditempatkan semakin ke kiri.
4. Ikhtisar dan abstrak
Ikhtisar merupakan bagian dari tulisan yang menyampaikan informasi penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat.
Abstrak adalah bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih panjang dari enam atau delapan baris untuk menerangkan aspek-aspek yang tercakup dalam sebuah uraian.
- Pendahuluan
- Isi laporan
Isi laporan menyangkut inti persoalan.
- Kesimpulan dan saran
- Bagian pelengkap
Bagian yang perlu dimasukkan untuk melengkapi laoran adalah apendiks (lampiran-lampiran, termasuk surat perintah atau surat tugas bagi orang yang membuat laporan, foto, peta, dll) danbibliografi bila laporan itu dikaitkan dengan analisa ilmiah yang menggunakan bahan-bahan pustaka.
Bahasa Laporan
Sekurang-kurangnya dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kalimat dengan kalimat yang lain. Bidang yang dilaporkan dan orang yang menerima laporan seringkali mempengaruhi gaya bahasa yang digunakan.
Laporan Buku
Laporan buku berarti suatu macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan di perguruan tinggi yang bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku yang dianjurkan dan meningkatkan kemampuan memahami isi buku tersebut.
Laporan buku cukup bila terdiri dari bagian-bagian berikut: judul, pendahuluan (surat penyerahan dan pendahuluan), isi laporan, kesimpulan dan saran. Di samping itu disebutkan pula judul buku, nama pengarang, tempat penerbitan, penerbit, tahun terbit, cetakan atau edisi ke berapa, jumlah halaman, dan babnya, serta formatnya. Semua ini merupakan bahan keterangan teknis megenai buku yang bersangkutan.
Laporan semi-formal adalah laporan yang bila terdapat satu atau dua persyaratannya yang tidak dipenuhi.
Laporan non-formal adalah laporan yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.
Persyaratan yang menentukan sifat laporan:
- Halaman judul
- Terdapat surat penyerahan
- Memiliki daftar isi
- Terdapat ikhtisar yang mengawali laporan
- Memiliki pendahuluan
- Kesimpulan dan saran
- Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda
- Menggunakan nada resmi, bersifat impersonal
- Disertai pula table dan angka-angka (bila diperlukan)
- Biasanya didokumentasikan secara khusus
REFERENSI:
Gorys Keraf. 1994. Komposisi. NTT: Penerbit Nusa Indah
